AFAS: meest gestelde vragen

PROJECTEN

• Zijn mijn uren op een project meteen zichtbaar bij de nacalculatie, ook al heb ik de weekstaat nog niet ingediend?

  Ja, Afas werkt realtime. Dus zodra je uren schrijft op een project, worden deze meteen zichtbaar in de totale nacalculatie van het project, ook al heb je je weekstaat nog niet ingediend of zijn de uren nog niet gereedgemeld door de PL.

• Wat is het verschil tussen Voorcalculatie en Nacalculatie?
  • Voorcalculatie is de begroting van het project. Dit zijn de werkzaamheden en bijbehorende uren + prijzen die je begroot vanuit de begrotingstemplate of een urenschatting.
  • Nacalculatie omvat alle uren en kosten die op dit project geboekt zijn. Je kunt aan de hand van het verschil tussen het totaalbedrag van de voorcalculatie en het totaalbedrag van de nacalculatie dan ook goed het verloop van je project bijhouden.

• Ik wil een nieuwe contactpersoon aanmaken bij een bestaande klant. Waar doe ik dat?

  Je doet het sowieso NIET via de knoppen Nieuwe zakelijk relatie aanmaken of Nieuwe particulier relatie. Waar dan wel? Zoek de klant op in het tabblad Verkooprelaties (Projectportaal, tweede kader) en klik de klant open. Ongeveer in het midden van deze klantenkaart zie je de contactpersonen met daarboven een widget om een nieuwe contactpersoon aan te maken. De rest wijst zich vanzelf.

  

• Wat wordt bedoeld met externe projectleider?

  De externe projectleider is je externe contactpersoon voor het project. Deze contactpersoon hoeft niet per se een medewerker te zijn van de opdrachtgevende partij (=de factuurdebiteur, oftewel de klant die de factuur moet betalen), maar kan ook een medewerker zijn van de projectontwikkelaar. Daarom is het ook zo belangrijk dat je bij het aanmaken van een project waarbij je ook de externe projectleider moet invullen EERST bij de Organisatie/persoon extern de naam van de organisatie invult waartoe de externe projectleider behoort. Dit kan, nogmaals, een andere organisatie zijn dan de opdrachtgever (=factuurdebiteur, a.k.a. verkooprelatie, a.k.a. klant).

• Nieuw project aanmaken of kiezen voor extra fase op bestaand project?

  We hebben afgesproken dat we een nieuw project aanmaken op basis van de volgende criteria:

  • Er is sprake van een nieuwe offerteaanvraag en dus van een nieuw project. PUNT
  • Er is sprake van een paralleltraject van een project dat naast een bestaand project loopt. Dat parallelle project heeft een eigen significante begroting met een eigen fasering. In de aanvraag geef je dan het hoofdproject aan. Daarmee wordt tussen het hoofdproject en het parallelle nieuwe project via de aanvraag een relatie gelegd.
  • Als hiervoor maar waarbij het VAN UITERMATE GROOT BELANG IS om in M-Files het nieuwe project als deelproject te kunnen onderscheiden. In dat geval volg je het bovenstaande proces en geef je in de reactie aan dat je dit graag hernummerd wilt zien als subnummer (deelproject).

• Wanneer maken we geen nieuw project aan, maar volstaan we met een uitbreiding van een fase?

  Als er binnen een project sprake is van meerwerk of van extra procesmanagement e.d. In dat geval volstaan we met het toevoegen van een extra fase en/of een extra voorcalculatieregel (zie het als ophoging van budget).

• Hoe kan ik zien wie de relatiemanager is van een gemeente?

  Ga naar Afas Projectenportaal, Tweede kader : via de tab verkooprelaties.

  Type de gemeentenaam in en je ziet wie daar Relatiemanager is.

• Hoe kan ik zien welke projecten er in een gemeente lopen?

  Ga naar Afas Projectenportaal, Tweede kader : via de tab verkooprelaties.

  Door te dubbelklikken op de gemeentenaam kom je in de klantenkaart. Halverwege deze klantenkaart zie je het kader Projecten, waar je de projecten ziet waar de gemeente opdrachtgever van is.

  Om alle projecten te zien die binnen een gemeente spelen (dus ongeacht of de gemeente zelf de OG is), ga je naar de tab Alle projecten en typt de gemeentenaam in in de kolom Gemeente van Uitvoering. 

TAKEN EN SIGNALEN

• Wat zijn Taken en wat zijn Signalen?

  Taken: Bij Mijn Taken staat je persoonlijke overzicht van workflowacties die jouw actie vereisen, zoals het goedkeuren van verlofaanvragen, declaraties of facturen. Het toont openstaande acties in bedrijfsprocessen (HRM/Payroll/Financieel) die specifiek aan jou of jouw rol zijn toegewezen, waardoor je processen efficiënt kunt afhandelen en volgen.

  Signalen: Met een signaal worden gebruikers geattendeerd op belangrijke gebeurtenissen, zoals een jubileum of het overschrijden van een betalingstermijn. Wanneer je er op gaat staan zonder te klikken zie je het hele bericht.

• Ik zie een inkoopfactuur bij Mijn Taken, wat moet ik doen?

  Beoordeel deze factuur. Je kan drie dingen doen:

  1. Als de factuur akkoord is dan geef je dat aan door op de knop Goedkeuren te drukken. De factuur gaat hierna eventueel eerst naar een volgende fiatteur of gaat meteen door naar betaling.
  2. Als de factuur niet akkoord is dan geef je bij de reactie aan wat niet akkoord is. De factuur gaat nadat je op de knop hebt geklikt terug naar de crediteurenadministratie. zij gaan ermee verder.
  3. Het zou ook nog zo kunnen zijn dat er een creditfactuur opgevraagd moet worden. Geef dit dan net als onder twee aan bij de op de reactie en druk op de knop Creditnota aanvragen.

  

  Bij vragen hierover kan je contact opnemen met inkopen@rho.nl.

WEEKSTAAT

• Waar zie ik mijn geschreven Tijd voor tijd uren terug?

  Onder de tab Mijn InSite op InSite staat de knop “Mijn bijzondere uren”. Als je hierop klikt krijg je alle door jou ingediende Tijd voor Tijd-uren te zien, alsmede je andere verlof en ziekte-uren. Ook zie je welke dagen aangemerkt zijn als Nationale Feestdagen. Door een periode en/of een jaar te selecteren en/of een urensoort kun je het overzicht naar je hand zetten. 

• Ik heb tijd-voor-tijd uren ingediend maar ze zijn nog niet bijgeschreven, hoe komt dat?

  Uren die je hebt geboekt op tijd voor tijd komen nadat je de week hebt afgesloten bij de projectleider ter goedkeuring. Ze worden ongeveer een uurtje nadat de projectleider de uren heeft goedgekeurd bijgeschreven bij je tijd voor tijd saldo.

• Ik heb in mijn weekstaat een enorme keuzelijst met projecten waar ik ooit aan heb gewerkt, hoe krijg ik die weg?

  De keuzelijst is een vaste lijst die historisch wordt opgebouwd (dat wil zeggen dat de projecten waar je recent op hebt geboekt in principe bovenaan worden getoond), maar als je een bepaald project uit die lijst wilt verwijderen, is dat mogelijk. Eerst op niveau van de subfase en daarna op niveau van het project.

• Ik heb mijn weekstaat afgesloten maar wil toch nog uren aanpassen, hoe doe ik dat?

  Als je reeds ingediende uren wilt corrigeren kan je eerst op Vrijgeven week klikken. Uren die nog niet zijn geaccordeerd kan je aanpassen. Wanneer de uren zijn geaccordeerd kan je de projectadministratie vragen om Gereed/Accoord melden ongedaan te maken. Dit kan zolang de regel nog niet is gefactureerd (dan staat er een € bij). Daarna kan je het zelf aanpassen en de week weer indienen. 

• Waarom zie ik een rood puntje bij een dag staan in de kolom aan de rechterkant van mijn weekstaat?

  Dat rode puntje bij een dag betekent dat er uren zijn afgekeurd door een projectleider en dat die afgekeurde uren zijn geboekt op die betreffende dag.

  Om te kijken welke uren dat zijn, ga je naar de Projectenportaal en klikt op de tab Afgekeurde nacalculatie. Daar zie je welke uren op welk project zijn afgekeurd met de reden van de afkeuring, bijvoorbeeld geboekt op verkeerde fase of geboekt op verkeerd project.

  Je kunt je weekstaat van die week dan ook niet afsluiten totdat je die uren hebt gecorrigeerd. 

• Bij het afsluiten van mijn week, krijg ik de melding dat er nog afgekeurde uren staan. Hoe kan ik zien welke uren dat zijn?

  Er staat in ieder geval een rood puntje bij de dag of dagen waarop je de nu afgekeurde uren had geboekt.

  Om te kijken welke uren dat zijn, ga je naar de Projectenportaal en klikt op de tab Afgekeurde nacalculatie. Daar zie je welke uren op welk project zijn afgekeurd met de reden van de afkeuring, bijvoorbeeld geboekt op verkeerde fase of geboekt op verkeerd project.

  Je kunt je weekstaat van die week pas afsluiten totdat je die uren hebt gecorrigeerd. 

• Ik zie een urenregel met 0-uren. Hoe kan ik dat voorkomen?

  Het betekent dat degene die die uren op 0/nul heeft gezet, de bedoeling had om de uren weg te halen. Echter, geschreven uren vervangen door 0 is niet de juiste methodiek.

  Je moet het aantal verwijderen door op het vakje met de 0-uurt klikken, rechts bovenin dat vakje verschijnt dan het kader details en daarbinnen kun je (achteraan de regel) via het prullenmandje verwijderen.

  Overigens kan de PL de 0-urenregels die je per abuis hebt ingediend gewoon goedkeuren. Maar gebruik voortaan het prullenmandje in de detailregel.

  In het kadertje waar het aantal uren staat, zie je in de rechterbovenhoek nog een kadertje voor de details.

  

  Als je daarop klikt, kom je in de regel en achteraan staat het prullenmandje. Daarmee verwijder je daadwerkelijk de boeking.

  

 

DECLARATIES EN SALARIS

• Ik heb kilometers / thuiswerkvergoeding / andere kosten gedeclareerd, wanneer worden ze uitbetaald?

  Alle declaraties (zoals kilometers, thuiswerkvergoeding en vitaliteitskosten) die  tot de datum van verwerking van de salarisperiode ingediend zijn, worden met het salaris van die maand uitbetaald. Declaraties die na de verwerking worden ingediend, worden in de opvolgende maand verwerkt en uitbetaald, en is zichtbaar op de loonstrook van die maand onderaan met “correctie + naam van de betreffende maand” en op de vervolgpagina van je loonstrook kun je de correctieloonstrook zien.

  Zie ook intranetbericht Salarisverwerking februari – Intranet Rho Adviseurs en voor een complete uitleg over het uitbetalen van declaraties, klik hier.

VERLOF

• Wat kost het mij om vakantie bij te kopen?

  Dat is bruto het aantal bij te kopen vakantie uren x je uurloon + 8% vakantietoeslag hierover.

ZIEKTE

• Ik heb me beter gemeld, maar van de laatste dag dat ik ziek was zie ik geen ziekte uren in mijn weekstaat?

  Je meldt je weer beter op de dag dat je weer aan het werk gaat. Als je je toch de betermelding op je laatste ziektedag hebt gezet kan je contact opnemen met P&O, zij passen dit voor je aan.

• Waar kan ik me gedeeltelijk beter melden?

  Alleen als je weer helemaal aan het werk gaat meld je je beter in het verzuimportaal bij Mijn InSite. Als je nog niet weet of een hele dag werken gaat lukken of je gaat (eventueel op advies van de arbo-arts) een bepaald aantal uren werken dan geef je het aantal uur dat je gaat werken/hebt gewerkt door aan P&O. Zij passen je aanwezigheidspercentage aan.

OVERIG

• Ik krijg een foutmelding in InSite Er is een onverwachte fout opgetreden’. Wat moet ik doen?

  Deze melding ontstaat in de meeste gevallen doordat je op dit moment heel veel cookies in je browser hebt.

  Als je in je browser naar Instellingen gaat >> Privacy, zoeken en services >> Browsegegevens wissen >> Kiezen wat u wilt wissen >> aanvinken Cookies en andere sitegegevens + Afbeeldingen en bestanden in cache >> nu wissen.

  Daarna zou je weer zonder problemen in InSite moeten kunnen werken.