De Rhode draad: een gezamenlijke basis voor projectmanagement

De integratie van Rho en SAB krijgt steeds meer vorm. In het afgelopen halfjaar zijn acht werkgroepen, samengesteld uit medewerkers van beide organisaties, aan de slag gegaan met het voorbereiden van belangrijke onderdelen van de integratie.

De werkgroep Projectmanagement presenteert vandaag als eerste een concreet resultaat:

Deze leidraad vormt de gezamenlijke basis voor de manier waarop we binnen de nieuwe organisatie samenwerken en projecten uitvoeren, van de eerste klantvraag tot de afronding.

De Rhode draad is het gezamenlijke eindproduct van de werkgroep en biedt een herkenbaar kader voor projectmatig werken binnen Rho en SAB.

Het document is tot stand gekomen dankzij de inzet van Daniëlle Gooijers, Corinne Schutte, Riep Paulusma, Jan-Jacob Posthumus, Nathan Weijland, Frank Maas en Rob Sips. De werkgroep is trots op het resultaat en kijkt met veel plezier terug op de werkgroepsessies!

Daniëlle:

Integreren doe je samen door bij elkaar te gaan zitten

Hoe die samenwerking er in de praktijk aan toeging en wat het verhaal achter de Rhode draad is, daar nemen Daniëlle Gooijers (trekker van de werkgroep en projectleider BU Zuid) en Corine Schutte (planoloog SAB Arnhem) jullie graag even in mee:

Eerst begrijpen, dan verbinden

Binnen Rho en SAB willen we in de kern hetzelfde: mooie projecten realiseren, tevreden opdrachtgevers bedienen en met plezier samenwerken. Tegelijk werken we dagelijks in wisselende projectteams en aan uiteenlopende projecten. Daardoor zijn in de loop der jaren verschillende werkwijzen ontstaan en is niet altijd duidelijk wat collega’s van elkaar mogen verwachten. De integratie-werkgroep Projectmanagement kreeg daarom een uitdagende opdracht:

Ontwikkel een gezamenlijke werkwijze, gebaseerd op de bestaande Rho-methodiek en verrijkt met de sterke elementen uit de werkwijze van SAB.

Corinne:

Al pratend kwamen we erachter dat onze aanpak eigenlijk al veel overeenkomsten had

Dat inzicht vormde het vertrekpunt voor de ontwikkeling van de Rhode draad. In de eerste fase bracht de werkgroep de bestaande werkwijzen van Rho en SAB in kaart. Daarbij werd gekeken naar de volledige projectcyclus: van offerte en opdrachtverlening tot uitvoering, facturatie en projectevaluatie.

Al snel bleek dat de verschillen tussen beide organisaties beperkt zijn. De grootste verschillen zitten momenteel vooral in de gebruikte systemen en functietitels. De manier van samenwerken en de aard van de projecten blijken juist sterk overeen te komen.

De werkgroep kwam gedurende het traject vier keer bijeen, afwisselend in Arnhem en Deventer. Naast het inhoudelijke werk, bood dit een mooie gelegenheid om collega’s uit de andere organisatie beter te leren kennen en letterlijk een kijkje in elkaars keuken te nemen.

Geen nieuw systeem, wel een gezamenlijk kompas

Het resultaat is nadrukkelijk geen nieuw kwaliteitssysteem of een uitgebreid pakket aan procedures. De Rhode draad is bedoeld als een gezamenlijk kompas voor de manier waarop we samenwerken, projecten organiseren en verantwoordelijkheid nemen.

De werkgroep:

Niet alles hoeft overal hetzelfde te zijn, maar het moet wel herkenbaar zijn hoe we binnen de nieuwe organisatie samenwerken, sturen op kwaliteit en invulling geven aan eigenaarschap.

De Rhode draad beschrijft de volledige projectlijn: van lead en offerte naar opdracht, projectuitvoering, evaluatie en het borgen van leerpunten binnen de organisatie. Daarbij staat steeds dezelfde gedachte centraal: maak goede afspraken aan de voorkant, stuur actief tijdens de uitvoering en rond projecten bewust af.

Een belangrijk onderdeel van de Rhode draad zijn de acht gezamenlijke uitgangspunten voor projectmanagement: kwaliteit, eigenaarschap, heldere rollen, goede coördinatie, integraal samenwerken, ritme, mensgericht werken en leren. Samen vormen ze de basis voor professioneel projectmanagement binnen de nieuwe organisatie.

De rollen zijn projectrollen en geen vaste functieprofielen. Daardoor kan één medewerker afhankelijk van project, ervaring, capaciteit en ambitie meerdere rollen vervullen. Projectsturing gaat daarbij niet alleen over planning, budget en kwaliteit, maar ook over samenwerking en werkplezier. Het motto daarbij luidt: hard op het project, zacht op de mensen.

Volgens de werkgroep is juist het principe ‘ritme brengt rust’ een belangrijke succesfactor. Door regelmatig af te stemmen, verwachtingen uit te spreken en vroegtijdig risico’s of knelpunten te signaleren, houden teams grip op projecten en ontstaat ruimte voor vakmanschap, ontwikkeling en samenwerking.

Corinne en Daniëlle:

Als we terugkijken op het proces, zijn we misschien nog wel het meest trots op de manier waarop de samenwerking binnen de werkgroep verliep. We voerden goede inhoudelijke discussies, zetten gezamenlijk stappen vooruit, hadden oog voor elkaars kwaliteiten en verantwoordelijkheden en zijn samen tot een mooi eindresultaat gekomen!

Wat betekent dit nu voor de collega’s?

Met de Rhode draad ligt er niet alleen een eerste concreet resultaat van de integratie, maar ook een gezamenlijk fundament voor de toekomst. De leidraad helpt collega’s sneller aan te sluiten in nieuwe teams, maakt verwachtingen duidelijker en stimuleert een herkenbare manier van samenwerken binnen de nieuwe organisatie. Daarmee draagt de Rhode draad bij aan betere projecten, meer werkplezier en tevreden opdrachtgevers.

Wij nodigen iedereen uit om de Rhode draad door te nemen en er regelmatig op terug te grijpen. Zo bouwen we stap voor stap aan een gezamenlijke manier van werken waarin we elkaar weten te vinden, van elkaar leren en samen het beste resultaat voor onze opdrachtgevers realiseren.

Hoe dat er in de praktijk uit kan zien, daar geeft Daniëlle alvast een voorbeeld van:

Het basisprincipe ‘ritme brengt rust’ heb ik direct toegepast door wekelijks een kort afstemmoment te organiseren met alle adviseurs waarmee ik samenwerk. Zo blijf je op de hoogte van elkaars werkzaamheden en kun je taken snel anders verdelen als het project of de persoon daarom vraagt.

De Rhode draad is daarmee niet alleen een leidraad op papier, maar vooral een uitnodiging om samen te werken, afspraken bespreekbaar te maken en samen van ieder project te leren!

     – aldus de collega’s van de werkgroep Projectmanagement